Anwenderbericht ZUGFeRD!

16.12.2015

Gebr. Westhoff erstellt ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen mit SAP

Die Gebr. Westhoff GmbH & Co. KG erstellt seit Dezember 2014 ihre Ausgangsrechnungen nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Dazu benutzt das traditionsreiche, mittelständische Bremer Familienunternehmen eine von dem zertifizierten SAP-Partner LS GmbH und dem PDF/A-Experten LuraTech Europe GmbH gemeinsam erstellte Lösung.

Das Familienunternehmen Gebr. Westhoff mit rund 200 Mitarbeitern ist seit mehr als 145 Jahren exklusiv für die gehobene Gastronomie und Hotellerie tätig: Neben den hochwertigen Westhoff-Kaffees, den verschiedenen Espressi der bekannten Marke „W Espresso Il Mio“, den unterschiedlichsten Teesorten und Darreichungsformen der Marke „W Tea Dream“, bietet es auch diverse Trinkschokoladen und Kakaospezialitäten unter der Marke „W Choco Châlet“ an. Das Engagement im Nachhaltigkeitsbereich spiegelt z. B. die Bio-Fairtrade-Marke „Café Manos“ und einer kompletten Bio-Tee-Range wider.

Anlass, sich mit dem ZUGFeRD-Datenmodell zu beschäftigen, waren vermehrte Kundenanfragen zum elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. „Zu unserem Kundenkreis gehören auch zahlreiche kleinere und mittelständische Unternehmen, bei denen sich der Einsatz des EDI-Verfahrens zur Übertragung von Rechnungsdaten aus Kostengründen nicht lohnen würde“, erläutert Christian Schrader, Innendienstleiter Vertrieb bei Gebr. Westhoff. „Das ZUGFeRD-Datenmodell ist für sie eine attraktive Alternative, da die Investitionen zur Rechnungsverarbeitung gering sind.“ ZUGFeRD-kompatible Rechnungen sind PDF/A-3-Dateien, die sowohl das visuell darstell- und archivierbare PDF-Dokument als auch den XML-Datensatz der Rechnungen beinhalten. Das Datenmodell wurde vom Forum elektronische Rechnungen (FeRD) entwickelt, an dem sich zahlreiche Verbände und Unternehmen beteiligen.

Gebr. Westhoff nahm an einem gemeinsamen Webinar von LuraTech und LS teil, in dem die beiden Unternehmen ihre gemeinsame Lösung speziell für SAP-Anwender vorstellten. Mit dieser generiert der Anwender aus seinem SAP-System die herkömmliche PDF-Rechnung und übergibt sie an OSIS von LS. OSIS erhält z.B. über die SAP-RFC (Remote Function Call)-Schnittstelle den IDOC-Export und erstellt daraus den XML-Datensatz im ZUGFeRD-Format. Diesen übergibt OSIS mit der dazugehörigen PDF-Datei an den LuraTech Compressor, der dann die PDF-Rechnung in eine PDF/A-Datei konvertiert, die ZUGFeRD-XML-Datei einbettet und zusätzlich die notwendigen Metadaten erstellt. Das Ergebnis ist die ZUGFeRD-kompatible PDF/A-3-Rechnung, die elektronisch, auch über OSIS per E-Mail, automatisiert an die Rechnungsempfänger versandt werden kann.

„Die Präsentation hat uns überzeugt, sodass wir dann mit der LS Kontakt aufnahmen“, sagt Christian Schrader. Bei einem ersten Termin im Oktober 2014 wurden spezielle Anforderungen an die Systemlösung definiert. So wollte das Unternehmen, dass sich der E-Mail-Text dynamisch aus dem der Rechnung ergibt und überdies deren Nummer bzw. den Betrag beinhaltet. Des Weiteren sollen sämtliche elektronisch versendeten Rechnungen auch an ein dezidiertes Postfach von Westhoff gehen. „Damit haben wir eine bessere Kontrolle, wenn das E-Mail-Postfach des Empfängers nicht erreichbar ist oder die Rechnung aus technischen Gründen nicht versendet wird“, so der Innendienstleiter. Nachdem LS die Anforderungen umgesetzt hat, hat Westhoff die Lösung bei sich im Haus implementiert. „Der Aufwand unsererseits hielt sich in Grenzen“, sagt Michael Pachali, Geschäftsführer der LS GmbH. „Mit Gebr. Westhoff und weiteren Kunden verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, wie ZUGFeRD produktiv im SAP-Umfeld zum Einsatz kommt, von dem zukünftig weitere Kunden wiederum profitieren werden.“
Heute arbeitet Gebr. Westhoff erfolgreich mit der automatisierten Rechnungserstellung, was intern den Prozessaufwand reduziert. Da der Rechnungsaustausch elektronisch und damit papierlos erfolgt, tut das Unternehmen auch etwas für die Umwelt. „Von unseren Kunden erhalten wir positives Feed-Back. Ein Teil von ihnen nutzt die XML-Daten und kann so seine eingehenden Rechnungen automatisiert und zeitgemäß mit geringem Aufwand in ihren Anwendungssystem verarbeiten.“

Mehr Informationen zur ZUGFeRD Lösung mit OSIS gibt es hier. Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung.

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